28. April 2022

Dienstvereinbarung über die Einführung und Nutzung einer Groupware

Groupware Bw – Was ist das eigentlich?

Diese Frage ist in der Bundeswehr immer öfter zu hören. Befragt man das Internet hierzu, erhält man folgende Antwort:
„Als Groupware bzw. Gruppen-Software (auch kollaborative Software) bezeichnet man eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit innerhalb einer Gruppe über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg. (Quelle: Wikipedia)“

Warum Groupware in der Bundeswehr?

Im Laufe der Jahre und Jahrzehnte werden in der Bundeswehr zahlreiche Systeme zum Speichern und Verwalten von Daten genutzt. Diese unterschiedlichen Anwendungen lassen allerdings eine übergreifende Zusammenarbeit nicht zu. Auch sind viele dieser Softwareprodukte nicht mehr zeitgemäß. Weder verfügen sie über ein modernes Design, noch sind sie mit mobilen Endgeräten nutzbar.

Gleichzeitig werden noch immer viele Daten lokal und in Netzlaufwerken abgelegt. Das gemeinsame Erarbeiten von Dokumenten oder Mitprüfungen läuft in der Regel immer noch so, dass Dateien via Lotus Notes versendet werden. Dies bedeutet zusätzlichen Speicherplatzbedarf und eine Belastung der Netzinfrastruktur.

Groupware Bw soll eine einheitliche Kollaborationsplattform für 190.000 Nutzende im gesamten Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung (BMVg) schaffen, die im Wesentlichen auf Standard-Softwarelösungen der Firmen Microsoft und Cisco basiert.

Die Produktvielfalt wird dadurch minimiert, allen Nutzern eine Plattform gleichermaßen zur Verfügung zu stellen und mit beliebigen Endgeräten zu nutzen. Durch die Nutzung von Standards kann zudem flexibel auf Neuerungen im Bereich der Grund-Komponenten reagiert werden.

Was beinhaltet Groupware?

Cisco Jabber / WebEx – Kommunikation über Sprache, Bild und Messenger in Echtzeit

Cisco-WebEx hat sich gerade in der Zeit der Pandemie, als unabdingbares Werkzeug zur digitalen ortsunabhängigen Zusammenarbeit bewährt. Wie schnell und einfach eine digitale Besprechung einzurichten ist, erfahren inzwischen sehr viele Kolleginnen und Kollegen in der Bundeswehr bei ihrer täglichen Arbeit. Auch wird die Nutzung mit mobilen Endgeräten durch eine entsprechende App sowie die Kopplung stationärer Videokonferenzsystemen durch WebEx-Clients möglich.

Komplettiert wird die zukünftige Kommunikationsplattform durch Cisco Jabber. Ähnlich wie Lotus Sametime bündelt Jabber Präsenzinformationen, Instant Messaging, Sprach- und Videokommunikation sowie Web-Konferenzen und Desktop-Sharing über mobile und stationäre Geräte hinweg zu einer Einheit. 

Nutzende finden jederzeit die richtigen Ansprechstellen und sehen, ob und über welches Gerät diese momentan am besten erreichbar sind. Sie können mit der Softphone-Funktion ortsunabhängig per Mausklick ein Telefonat mit oder ohne Video starten und gleichzeitig Dokumente bearbeiten.

Microsoft (MS) Outlook/MS Exchange wird das neue E-Mailsystem

Outlook bzw. Exchange löst IBM Notes als E-Mailsystem ab. Damit erfolgt ein Wechsel zum bekanntesten E-Mailprogramm in der Industrie, öffentlichen Verwaltung sowie in privater Umgebung. MS-Outlook bietet gute Integrationsmöglichkeiten mit MS SharePoint (z.B. Einbinden von Aufgaben und Kalendern aus SharePoint in den Outlook-Client). Auch im neuen E-Mailsystem stehen sowohl persönliche Postfächer als auch Organisations-Postfächer (OBK) zur Verfügung.

MS SharePoint - Inhalte teilen und gemeinsam arbeiten

SharePoint ist eine Kollaborationsarbeitsumgebung. Der Zugriff erfolgt über die Browsersoftware z.B. Internetexplorer. Die Nutzung von SharePoint ähnelt dem „Surfen“ im Internet. Die Dateiablage erfolgt in der Regel in Arbeitsbereichen oder in Teamwebsites.

Der wesentliche Vorteil von SharePoint ist, die Möglichkeit zu schaffen, dass mehrere Benutzende auf ein und dasselbe Dokument zeitgleich zugreifen und bearbeiten können. Durch Berechtigungen und Freigaben können auch außerhalb des eigenen Bereiches gemeinsam Dokumente bearbeitet werden.

Damit wird der klassische Mitprüfungsgang der Vergangenheit angehören und durch SharePoint erheblich effizienter und schneller umgesetzt. Doppelarbeit wird somit zukünftig entfallen.

Zukünftig müssen keine Dokumente mehr als Anlage versendet werden, sondern nur noch der Link zur Datei. Dies spart Speicherplatz und entlastet das Mailsystem.

Verbot von Leistungs- und Verhaltenskontrolle – Dienstvereinbarung (DV) bietet Schutz und Sicherheit für alle Nutzenden

Mit den Produkten Jabber und WebEx wurden bereits im September 2021 erste Teile dieser sogenannten Gruppen-Software in der Bundeswehr ausgerollt. Da es sich bei Groupware um die Einführung von neuen Arbeitsmethoden handelt, wurde der Hauptpersonalrat bereits in der Pilotphase von Groupware im Frühjahr 2021 beteiligt.

In der Bundeswehr ist die Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Personen durch die Gewinnung und Nutzung von Daten in IT-Systemen verboten. Aufgrund der Einführung dieser neuen Softwareprodukte mit deren eigenen Spezifikationen, hat der Hauptpersonalrat mit der Staatssekretärin Frau Dr. Sudhof am 07.04.2022 eine „Dienstvereinbarung für die Einführung und Nutzung einer Groupware“ geschlossen.

Gerade durch neue Funktionalitäten, Statusanzeigen, Video und Protokollierungen, soll durch die DV größtmöglicher Schutz für alle Beschäftigte in der Bundeswehr bestehen. Vorgesetzte dürfen z.B. keine Rückschlüsse über die Statusanzeige (verfügbar oder abwesend) ziehen oder sogar die Anordnung für die Nutzung dieser Funktion vornehmen. Ebenfalls verboten ist die Anordnung der Nutzung der Videofunktion. Die Nutzung von Jabber ist grundsätzlich freiwillig.

Groupware Bw wird unsere tägliche Arbeitsweise positiv verändern

Mit der Einführung von Groupware ist der Bundeswehr ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft gelungen. Gerade Corona hat uns gezeigt, wie wichtig es ist, ortsunabhängig, flexibilisiert, gemeinsam und effizient zu arbeiten. Homeoffice und mobiles Arbeiten sind in vielen Bereichen Normalität geworden. Um dies zu verstetigen wird Groupware von wesentlicher Bedeutung sein.

Durch die Dienstvereinbarung ist es gelungen, den Schutz vor Überwachung und Leistungs- und Verhaltenskontrolle zu erreichen. Kolleginnen und Kollegen, die den Verdacht haben, dass gegen diese DV verstoßen wird, werden gebeten, sich an die zuständige Personalvertretung zu wenden, denn diese stellt die Einhaltung der Dienstvereinbarung vor Ort sicher.